الشركة والفروع
- تأكد من اسم الشركة والعملة الأساسية والشعار المستخدم في الطباعة والتصدير.
- عرّف الفروع والوكالات وحدد نوع كل فرع: رئيسي، فرع، أو وكالة.
- للوكالات، اربط حساب العميل الوسيط وحساب المورد الوسيط من الحسابات النهائية المناسبة.
مركز المعرفة المالي
دليل استخدام تطبيق الحسابات من البداية إلى الإقفال
هذه الشاشة صممت لتكون مدربا داخل النظام: تبدأ من الإعدادات الأساسية، تمر على السندات اليومية، ثم تنتهي بالتقارير، المطابقة، والإقفال السنوي. اتبع المسار بالترتيب عند التدريب، أو استخدم الفهرس للوصول السريع.
خارطة العمل اليومية
- تثبيت الدليل والحسابات الافتراضية.
- إدخال سندات القبض والصرف والقيود.
- اعتماد وترحيل الحركات إلى الأستاذ.
- مراجعة ميزان المراجعة والقوائم المالية.
01
المسار السريع للمستخدم الجديد
إذا كانت هذه أول مرة تستخدم فيها الحسابات، اتبع هذه الخطوات بالترتيب.
دليل الحساباتتأكد من الحسابات الرئيسية والنهائية.
الحسابات الافتراضيةحدد النقدية، المبيعات، الكلفة، والمخزون.
السنداتقبض، صرف، وقيد يومية.
الترحيلاعتماد الحركة ونقلها إلى الأستاذ.
التقاريرميزان، أستاذ، دخل، ميزانية.
قاعدة ذهبية: لا تبحث عن أثر الحركة في القوائم المالية قبل اعتمادها وترحيلها، إلا إذا فعلت خيار عرض الحركات غير المرحلة في سجل الأستاذ.
02
الإعدادات قبل التشغيل
هذه الإعدادات تمنع أغلب أخطاء القيود والفروقات بين التقارير.
قواعد الترحيل
- راجع الحسابات الافتراضية قبل أول سند: النقدية، العملاء، الموردين، الإيراد، الكلفة، والمخزون.
- لتحويل المخزون بسعر بيع، استخدم قواعد تحويل خاصة، وإن لم توجد يستخدم النظام قاعدة المبيعات.
- أي قاعدة ناقصة قد تجعل السند صحيحا شكلا لكنه لا يولد القيد المطلوب.
03
دليل الحسابات
الدليل هو أساس كل سند وتقرير، وأي خطأ فيه يظهر لاحقا في الميزانية أو الأستاذ.
حساب رئيسيللتجميع فقط مثل الموجودات أو العملاء.
حساب فرعييمكن أن يجمع حسابات أدنى.
حساب نهائيهو الحساب المستخدم في السندات والقيود.
إضافة حساب
افتح دليل الحسابات، اختر الحساب الأب، ثم أضف الحساب الجديد. استخدم الحسابات النهائية فقط في السندات.
تعديل حساب
عدّل الاسم أو الخصائص دون تغيير طبيعة الحساب بعد وجود حركات عليه إلا بمراجعة محاسبية.
طباعة وتصدير
استخدم الطباعة أو التصدير عندما تحتاج مراجعة شجرة الدليل خارج النظام مع اسم وشعار الشركة.
04
السندات والقيود اليومية
كل سند له غرض، وكلها تنتهي إلى قيد محاسبي بالعملة الأساسية مع حفظ تفاصيل العملة الأصلية.
سند القبض
استخدمه عند استلام مبلغ من عميل أو حساب آخر. الخزنة والعملة الأساسية تظهر تلقائيا عند فتح السند، ويمكن تغيير العملة وإدخال سعر الصرف عند الحاجة.
- اختر التاريخ، الخزنة، العملة، وسعر الصرف إن كانت العملة غير أساسية.
- أضف الحساب أو الحسابات الدائنة، واكتب المبلغ والبيان.
- احفظ السند، ثم اعتمده أو رحّله حسب صلاحيتك.
- عند وجود أكثر من حساب، تطبع السندات لكل حساب بصورة منفصلة عند الحاجة.
سند الصرف
استخدمه عند دفع مبلغ لمورد، مصروف، موظف، أو أي حساب مدين. القائمة المنسدلة للبحث تساعدك في اختيار الحساب النهائي الصحيح.
- حدد الخزنة والعملة والمبلغ.
- اختر الحسابات المدينة واكتب البيان لكل سطر.
- راجع الإجمالي قبل الحفظ، خاصة عند العملات الأجنبية.
سند القيد
يستخدم للحركات التي لا تمثل قبض أو صرف مباشر، مثل التسويات، القيود اليدوية، فروقات العملة، أو قيود التصحيح.
- اختر التاريخ ونوع القيد.
- أضف السطور المدينة والدائنة حتى يتوازن القيد.
- استخدم زر موازنة القيد لوضع الفرق على السطر المختار.
- يمكن نسخ بيان السطر الأعلى عند الحاجة لتسريع الإدخال.
القيد الافتتاحي
يستخدم لإدخال أرصدة بداية النظام. يمكن إدخاله يدويا أو استيراده من Excel مع تحديد أعمدة الحساب والمدين والدائن أو عمود مبلغ واحد موجب/سالب.
- جهز Excel بأسماء الحسابات كما هي في الدليل.
- استبعد سطور الهيدر والإجماليات عند الاستيراد.
- الموجب يعامل كمدين والسالب كدائن عند استخدام عمود مبلغ واحد.
- راجع التوازن قبل اعتماد القيد الافتتاحي.
05
الاعتماد والترحيل
الحفظ لا يعني دائما ظهور الحركة في الأستاذ والقوائم. الترحيل هو لحظة دخولها الرسمية في الحسابات.
مسودةقابلة للتعديل.
معتمدةراجعتها الإدارة أو المحاسب.
مرحلةأثرت في الأستاذ والتقارير.
إذا وجدت فرقاً بين سجل فرعي وتقرير مالي، افحص أولا السندات غير المرحلة والقيود غير المعتمدة وفروقات الكلفة أو العملة.
06
سجل الأستاذ وكشف الحساب
سجل الأستاذ يشرح لماذا وصل رصيد الحساب إلى قيمته الحالية.
كشف حساب نهائي
اختر حسابا نهائيا مثل عميل أو خزنة أو مورد لعرض كل الحركات والرصيد الجاري.
كشف حساب رئيسي
عند اختيار حساب رئيسي مثل العملاء أو المخزون، يعرض النظام الحسابات التفصيلية تحته ويمكن فتحها وإغلاقها للمراجعة.
- استخدم التاريخ من/إلى لتحديد فترة الكشف.
- فعّل عرض الحركات غير المرحلة عند الحاجة لمعرفة الأثر المتوقع قبل الترحيل.
- اطبع أو صدر الكشف عند مطابقة العملاء أو الموردين.
07
التقارير المالية
كل تقرير يجيب عن سؤال مختلف، لذلك لا تستخدم تقريرا واحدا للحكم على كل شيء.
ميزان المراجعة
هل الأرصدة والحركات متوازنة؟ يعرض الافتتاحي، الحركة، والرصيد.
سجل الأستاذ
من أين جاء رصيد الحساب؟ يعرض التفاصيل حركة بحركة.
قوائم الدخل
ما نتيجة الفترة؟ الإيرادات ناقص المصروفات والكلفة COGS.
الميزانية العمومية
ما مركز الشركة في تاريخ معين؟ الموجودات، المطلوبات، وحقوق الملكية.
التدفق النقدي
كيف تحركت النقدية فعليا؟ تشغيلية، استثمارية، وتمويلية.
التقارير الذكية
قراءة تحليلية للفروقات والاتجاهات والمخاطر المحاسبية.
08
الفروع والوكالات والحسابات الوسيطة
عند العمل بين الشركة والوكالات، يستخدم النظام حسابات وسيطة لضمان بقاء دفاتر كل جهة واضحة.
الشركةحساب عميل يمثل الوكالة
الوكالةحساب مورد يمثل الشركة
الحركةقبض، صرف، أو تحويل مخزني
القيديولد آليا حسب الفرع ونوع العملية
إذا كان القبض من زبون في فرع عادي تابع للشركة، يبقى القيد طبيعيا دون حسابات وسيطة إضافية.
09
الرقابة والمراجعة اليومية
روتين قصير يوميا يوفر ساعات من البحث آخر الشهر.
قبل الحفظ
تأكد من الحساب، الفرع، العملة، السعر، البيان، ومركز الكلفة إن وجد.
قبل الترحيل
راجع المستند الورقي أو الإلكتروني وتأكد أن القيد متوازن وموجه للحساب الصحيح.
قبل الإقفال
طابق الخزن والبنوك، العملاء، الموردين، المخزون، والحركات غير المرحلة.
10
أسئلة شائعة وحلول سريعة
أكثر الحالات التي تربك المستخدمين عند بداية العمل.
لماذا لا تظهر الحركة في سجل الأستاذ؟
غالبا لأنها غير مرحلة أو غير معتمدة. افتح السند وتأكد من حالته، أو فعّل عرض الحركات غير المرحلة في سجل الأستاذ.
لماذا يختلف المخزون عن ميزان المراجعة؟
افحص سندات مخزون غير مرحلة، قيود كلفة غير معتمدة، فروقات سعر صرف، أو قواعد ترحيل مخزون ناقصة.
لماذا لا تظهر الكلفة لبعض المستخدمين؟
عرض الكلفة مرتبط بالصلاحيات. المستخدم الذي لا يملك صلاحية الاطلاع على التكاليف يرى الكميات والمبالغ المسموحة فقط.
متى أستخدم القيد الافتتاحي؟
عند بدء العمل على النظام أو نقل أرصدة من نظام سابق. يجب أن يكون القيد متوازنا وأن يظهر في خانة الحركات الافتتاحية في ميزان المراجعة.