البداية الصحيحة
ابدأ النظام بترتيب البيانات الثابتة، ثم أدخل الأرصدة الافتتاحية، وبعدها اعتمد الحركات اليومية.
المستودعات أولاً
عرّف المستودعات الرئيسية، مستودعات الطريق، مستودعات الوكالات، ومخازن سيارات المندوبين قبل أي حركة.
ثم المواد
أدخل بطاقة المادة مع الكود والوحدات والتعبئة والباركود والسيريال والباتش والمتغيرات والصور عند الحاجة.
ثم الصلاحيات
حدد لكل مستخدم ما يستطيع فعله في كل مستودع: بيع، شراء، مناقلة من، مناقلة إلى، جرد، أو مشاهدة فقط.
البيانات الأساسية
هذه البيانات تؤثر على كل سند، لذلك يجب ضبطها مرة واحدة بدقة.
| البيان | ما الذي يضبطه؟ | متى أراجعه؟ |
|---|---|---|
| المستودعات | مكان حفظ الكمية والكلفة ومسار المناقلة. | قبل الشراء، البيع، الجرد، أو فتح فرع جديد. |
| بطاقة المادة | التعامل مع المادة: وحدة، كرتون، وزن، باتش، سيريال، انتهاء، تجميع، صور، أسعار. | قبل أول عملية على المادة أو عند وصول ملف مواد جديد من مورد. |
| قواعد الترحيل | حسابات المخزون، الطريق، الفروقات، المصروفات، والنسب الإدارية. | قبل اعتماد السندات المالية أو عند تغيير السياسة المحاسبية. |
| العملات | تحويل الكلفة والقيد إلى العملة الأساسية حسب سعر الصرف. | عند الشراء بعملة أجنبية أو إضافة مصروف بعملة مختلفة. |
بطاقة المادة
بطاقة المادة هي قلب النظام. أي خطأ فيها ينتقل إلى الشراء والبيع والجرد والتقارير.
مخططات العمل
المخططات التالية تلخص مسار العمليات الأكثر استخداماً.
مسار الشراء والاستلام
الفاتورة تثبت قيد المورد، أما التكاليف الإضافية والكلفة النهائية فتثبت من سند الاستلام.
مسار المناقلة
إذا كانت المناقلة إلى سيارة مندوب وهي عند المستودع، يمكن استخدام نوع خاص بدون مستودع طريق حسب إعدادات العملية.
مسار الجرد RFID
النظام يقارن المقروء من الشرائح مع الرصيد الفعلي ويعرض المطابق والزائد والناقص وغير المعروف.
بضاعة أول المدة
استخدمها مرة عند تشغيل النظام أو عند نقل أرصدة من نظام سابق.
- اختر المستودع وحساب الأرصدة الافتتاحية من الحسابات النهائية في دليل الحسابات.
- أضف المواد يدوياً أو استوردها من Excel بنفس فكرة استيراد أمر الشراء.
- راجع الكميات والكلفة والوحدات والباتشات والمتغيرات قبل الاعتماد.
- بعد الترحيل يصبح الرصيد متاحاً للحركات ولا يفضل تعديل المستند إلا بصلاحية إدارية.
الشراء وسند الاستلام
سند الاستلام هو المكان الذي تكتمل فيه كلفة المادة وتدخل الكمية فعلياً إلى المخزون.
قبل الاعتماد
- حدد الكمية المستلمة لكل مادة، واترك غير المستلم صفراً ليحذف عند الاعتماد.
- استخدم زر استلام الجميع إذا أردت تثبيت الكميات المتبقية كاملة.
- راجع الأعمدة المخفية والظاهرة، خصوصاً الوحدة و CTN والباتش والملاحظات.
بعد الاعتماد
- تقفل السطور ولا تعدل الكميات إلا عبر صلاحية أو إجراء تصحيحي.
- تبقى المصروفات مفتوحة حسب الصلاحية، مثل الشحن والتخليص والنقل.
- النسبة الإدارية تضاف تلقائياً على كلفة المواد وتثبت في الحساب المحدد.
الإخراج وسند التسليم
سند التسليم يخرج الكمية من المستودع ويجب أن يوضح تفاصيل النقل والمواد غير المتوفرة.
بيانات النقل
استخدم اسم السائق وكود السيارة ورقم السيارة عند التسليم حتى تظهر في الطباعة والمتابعة.
عدم توفر الكمية
عند نقص الرصيد يجب أن تعرض الرسالة اسم المادة، المطلوب، والمتوفر بدلاً من رسالة عامة.
المناقلات المخزنية
المناقلة تنقل الكمية والكلفة بين مستودعين، وقد تمر بمستودع طريق حسب نوع المستودعات.
المواد التجميعية
المادة التجميعية مثل غرفة نوم تتكون من مواد مستقلة، ويجب أن يعكس رصيدها أقل كمية مكتملة من المكونات.
إذا كانت غرفة النوم تتكون من سرير 1 وكنتور 1، وكان الرصيد سرير 1 وكنتور 2، فالمكتمل غرفة واحدة فقط. إذا تم شراء سرير جديد تصبح غرفتان مكتملتان.
RFID والجرد
تستخدم RFID عند وجود شرائح ملصقة على المواد أو الكراتين، ويقرأها الجهاز بدون مسح كل باركود يدوياً.
الباركود والملصقات
صمم ملصقات A4 أو A5 أو رول، واختر Barcode أو QR أو DataMatrix، ثم اطبع حسب الكمية المطلوبة.
ما يمكن تصميمه
- اسم المادة، الكود، Art No، السعر، نص حر، شعار الشركة.
- حجم الملصق، الهوامش، المسافات، عدد الأعمدة، وحجم الخط.
- نوع الرمز: Code128 أو EAN أو UPC أو QR أو DataMatrix وغيرها.
أفضل ممارسة
- استخدم QR أو DataMatrix للبيانات الطويلة، و Code128 للأكواد الداخلية.
- اترك مساحة بيضاء حول الرمز حتى يقرأه جهاز المسح بسهولة.
- اطبع تجربة واحدة قبل طباعة كمية كبيرة.
التقارير والاستفسارات
استخدم التقارير لفهم الرصيد والكلفة والحركة بدلاً من البحث اليدوي داخل السندات.
| الشاشة | متى أستخدمها؟ |
|---|---|
| استفسار مادة | لرؤية كل تفاصيل مادة واحدة: الرصيد، المستودعات، المتغيرات، الحركة، والتوافر. |
| حركة المواد | للمراجعة التفصيلية لكل إدخال وإخراج ومناقلة حسب التاريخ والمرجع. |
| جرد حسب المستودع | لمعرفة الرصيد الحالي في مستودع معين مع إمكانية الطباعة والتصدير. |
| نواقص المواد التجميعية | لمعرفة أي مكون ناقص لإكمال مادة تجميعية وكم يلزم شراؤه أو نقله. |
الصلاحيات والرقابة
الصلاحية لا تكون فقط على الشاشة، بل أيضاً على المستودع نفسه.
السوبر أدمن يرى ويستخدم جميع المستودعات، أما المستخدم العادي فيلتزم بما منح له في كل مستودع، سواء كان مستودع فرع أو وكالة أو سيارة.
روتين المستخدم اليومي
هذه القائمة تختصر العمل اليومي لموظف المخزون.
- افتح لوحة المخزون وراجع التنبيهات: نفاد، انتهاء، حركات غير مكتملة.
- راجع طلبات المناقلة واعتمد المناسب منها.
- أدخل سندات الاستلام الجديدة وأثبت المصروفات قبل الترحيل.
- تابع سندات التسليم والمناقلات التي لم تستلم نهائياً.
- استخدم استفسار مادة قبل أي قرار بيع أو نقل لمادة مشكوك برصيدها.
- اطبع الباركود أو QR للمواد الجديدة قبل توزيعها في المستودع.
- نفذ جرد RFID أو جرد عادي حسب السياسة، ثم عالج الفروقات بصلاحية.
أخطاء شائعة وكيف أتجنبها
هذه أكثر الحالات التي تسبب فروقات أو تعطل عملية.
لماذا لا تظهر كمية متوفرة رغم وجود رصيد؟
تأكد من المستودع، المتغير، الباتش، السيريال، والحجز. قد تكون الكمية موجودة في مستودع آخر أو محجوزة لسند.
لماذا يظهر فرق في RFID؟
الفرق يعني أن كمية الشرائح المقروءة لا تطابق الرصيد النظامي. إذا عرفت الشريحة بكمية كبيرة فستظهر زيادة عند قراءة الشريحة.
متى أستخدم بضاعة أول المدة؟
تستخدم عند بداية تشغيل النظام أو نقل أرصدة من نظام سابق فقط، وليست بديلاً عن سندات الشراء اليومية.
هل يمكن تعديل سند بعد الاعتماد؟
الأصل أن السطور تقفل بعد الاعتماد، ويمكن فتح أو تصحيح الحالة بصلاحيات محددة حتى لا تتغير الكلفة والرصيد بدون أثر رقابي.