طلب الشراء
يستخدم داخليًا لتسجيل حاجة القسم أو المستودع قبل مخاطبة المورد.
دليل تشغيلي كامل
دليل استخدام تطبيق المشتريات
هذا الدليل يشرح دورة المشتريات من طلب الشراء حتى الاستلام والفاتورة والمردود والطباعة والتقارير، مع خطوات عملية وفلو تشارتات تكفي المستخدم للتشغيل اليومي دون تدريب إضافي.
01
جهّز الموردين والمواد والعملات
02
أنشئ الطلبات والعروض والأوامر
03
استلم البضاعة وسجّل التكاليف
04
أصدر الفواتير والتقارير والطباعة
01
ما هو تطبيق المشتريات؟
مساحة واحدة لإدارة الموردين، طلبات الشراء، عروض الأسعار، أوامر الشراء، الاستلام، فواتير الشراء، المردودات، الأرشفة، والطباعة.
طلب عرض السعر
يساعدك على مقارنة عروض الموردين قبل إصدار أمر الشراء النهائي.
أمر الشراء
هو المستند التشغيلي الأساسي الذي يحدد المورد والعملة والمستودع والمواد والكميات والأسعار.
سند الاستلام
يثبت دخول البضاعة للمستودع، ويدعم تفاصيل النقل وتوزيع التكاليف على السطور.
02
الفلو تشارت الرئيسي لدورة المشتريات
هذه هي الدورة القياسية. يمكن اختصار بعض المراحل حسب صلاحيات الشركة وإعداداتها.
حاجة شراء
قسم أو مستودع يطلب مواد
طلب شراء
مسودة ثم اعتماد
عروض أسعار
اختياري للمقارنة
أمر شراء
مورد، عملة، مستودع، مواد
استلام
كميات ونقل وتكاليف
فاتورة شراء
مراجعة وترحيل حسب الإعداد
تقارير
متابعة مالية ومخزنية
القاعدة الذهبية: لا تبدأ بالاستلام قبل التأكد من اعتماد أمر الشراء وصحة المادة والمتغير والكمية والعملة وسعر الصرف.
03
الإعداد قبل أول عملية شراء
هذه الخطوات تقلل الأخطاء أثناء الإدخال والترحيل.
تأكد من وجود المورد وبياناته، وخاصة الاسم التجاري أو الاسم الثاني إن كانت الشركة تستخدمه في الطباعة والمستندات.
عرّف المواد، كود المادة، Art No، الباركود أو السيريال، وهل هي مخزنية أو تجميعية أو خدمية. للمواد ذات الألوان والمقاسات فعّل المتغيرات.
راجع المستودعات وحسابات المخزون المرتبطة بها حتى يتم الترحيل المالي والمخزني بشكل صحيح.
حدد العملة الأساسية في إعدادات النظام. عند شراء بعملة أجنبية يجب تحديد سعر الصرف قبل الحفظ أو الترحيل.
04
طلبات الشراء
تستخدم عندما تحتاج الشركة إلى موافقة داخلية قبل إصدار أمر شراء.
خطوات العمل
- افتح قائمة طلبات الشراء ثم اضغط إنشاء.
- حدد القسم أو المستودع وتاريخ الحاجة.
- أضف المواد المطلوبة والكميات والملاحظات.
- احفظ الطلب كمسودة ثم أرسله للاعتماد.
- بعد الاعتماد يمكن تحويله إلى عرض سعر أو أمر شراء حسب سياسة الشركة.
متى أستخدمه؟
استخدم طلب الشراء عندما يكون الشراء صادرًا من موظف أو قسم، أو عندما تحتاج الإدارة إلى مراقبة الاحتياجات قبل الالتزام مع المورد.
05
طلبات عروض الأسعار RFQ
مفيدة عند مقارنة أكثر من مورد أو عندما تحتاج إلى توثيق العرض قبل الشراء.
طلب شراء
طلب عروض
تسعير الموردين
اختيار العرض
أمر شراء
أدخل الموردين المرشحين.
راجع مدة العرض وشروط التسليم.
قارن السعر والعملة والكمية ووقت التوريد.
06
أوامر الشراء
أمر الشراء هو نقطة التحكم الأساسية قبل الاستلام والفوترة.
الحقول المهمة في رأس الأمر
| الحقل | الاستخدام | ملاحظة تشغيلية |
|---|---|---|
| المورد | الشركة أو الشخص الذي سيتم الشراء منه. | ابحث بالاسم أو الكود لاختيار المورد الصحيح. |
| المستودع | الموقع الذي ستدخل إليه البضاعة. | يمكن أن تختلف المستودعات بين السطور عند الحاجة حسب التصميم الحالي. |
| العملة وسعر الصرف | تسعير الأمر بعملة المورد وتحويلها للعملة الأساسية. | إذا كانت العملة ليست الأساسية فلا تترك سعر الصرف فارغًا. |
| حالة الاعتماد | تحدد هل يمكن الاستلام أو الفوترة. | يفضل اعتماد الأمر بعد مراجعة المواد والكميات. |
سطور المواد
عند اختيار المادة يمكن البحث بالاسم أو الكود أو Art No أو السيريال/الباركود. راجع المتغير والكرتون والقطعة والكمية والسعر وCBM والوزن قبل الحفظ.
07
استيراد المواد من Excel
تستخدم هذه الميزة لإدخال أوامر كبيرة بسرعة، مع دعم الصور والمتغيرات والكرتون والقطع.
اضغط Import Excel من شاشة أمر الشراء.
اختر ملف xlsx ثم اضغط قراءة الملف. سيعرض النظام عينة من الصفوف والأعمدة.
اربط Code وName وQty وPrice وCTN وPack وCBM والصورة والمتغيرات حسب الملف.
حدد الصفوف المطلوبة ثم اضغط إضافة السطور، ثم راجع النتائج داخل الأمر قبل الحفظ.
صيغة المتغيرات المقترحة في Excel
استخدم صفًا مستقلًا لكل تركيبة. يفضّل أن يحتوي الملف على Variant SKU وVariant Title وVariant Attributes. مثال:
Color=Blue | Size=XL | Model=Classic
إذا كانت الصورة مضمّنة داخل ملف Excel فاختر عمود الصورة الظاهر في شاشة الربط. وإذا كانت الصورة رابطًا، اجعل الخلية تحتوي رابط https واضحًا.
08
الاستلام وسندات النقل
سند الاستلام يثبت دخول البضاعة، ويمكن أن يجمع أكثر من أمر شراء في شاحنة واحدة عند الحاجة.
استلام أمر واحد
- افتح أمر الشراء المعتمد.
- اضغط إنشاء استلام أو انتقل إلى سندات الاستلام.
- راجع الكميات المستلمة مقابل المتبقي.
- أدخل كود السيارة ورقمها والسائق وملاحظات النقل إن وجدت.
- احفظ السند ثم رحّله حسب صلاحياتك.
استلام عدة أوامر في شاحنة واحدة
- من قائمة أوامر الشراء حدد الأوامر المطلوبة.
- اضغط استلام الأوامر المحددة.
- راجع السطور القادمة من كل أمر ومورد ومستودع.
- أضف أجور النقل مرة واحدة.
- اختر أساس توزيع التكلفة: القيمة، الكمية، CBM أو الوزن.
عند توزيع تكلفة شاحنة واحدة على عدة أوامر، تأكد من إدخال CBM أو الوزن لكل سطر إذا كان هو أساس التوزيع، حتى لا يحصل توزيع غير دقيق.
09
فواتير الشراء والعملات
الفاتورة تثبت الالتزام المالي على المورد. القوائم المالية تعتمد العملة الأساسية، بينما يمكن عرض عملة الفاتورة وسعر الصرف للمتابعة.
عملة الفاتورة
يمكن أن تكون بعملة المورد مثل اليوان أو الدولار، مع حفظ قيمة مقابلة بالعملة الأساسية.
سعر الصرف
إذا لم تكن العملة هي الأساسية، يجب إدخال أو جلب سعر الصرف قبل الحفظ أو الترحيل.
القيود
حسب إعداد الشركة، قد يكون الترحيل يدويًا أو تلقائيًا. الأساس المالي دائمًا هو العملة الأساسية.
10
مردودات الشراء
تستخدم عند إرجاع مواد للمورد بعد الاستلام أو الفوترة.
- افتح قائمة مردودات الشراء واضغط إنشاء.
- حدد المورد والمستودع والفاتورة أو الأمر إن كان مرتبطًا.
- أضف المواد والكميات المرتجعة مع سبب الإرجاع.
- راجع أثر المردود على المخزون والحسابات قبل الترحيل.
11
الطباعة وقوالب المستندات
يمكن للمستخدم النهائي تصميم أكثر من فورمة طباعة لأوامر الشراء وفواتير الشراء واختيارها عند الطباعة.
مصمم القوالب
افتح مصمم قوالب الطباعة من القائمة، اختر نوع المستند، ثم رتّب الأقسام والأعمدة والشعار والرمز QR واحفظ القالب.
أفضل ممارسة
أنشئ قالبًا داخليًا للمراجعة وقالبًا رسميًا للمورد وقالبًا مختصرًا للشحن، واجعل القالب الأكثر استخدامًا هو الافتراضي.
12
التقارير والمتابعة اليومية
استخدم لوحة المشتريات لمراقبة الطلبات المعلقة والأوامر غير المستلمة والفواتير غير المرحلة.
راجع الطلبات المعلقة والمتأخرة.
راجع الأوامر المعتمدة غير المستلمة.
راجع الاستلام الجزئي والكميات المتبقية.
راجع الفواتير المسودة أو غير المرحلة.
راجع أعلى الموردين وصافي المشتريات.
استخدم الأرشيف لحفظ مراسلات الموردين ومستندات الشحن.
13
حل المشاكل الشائعة
أغلب الأخطاء التشغيلية يمكن اكتشافها من هذه القائمة قبل طلب الدعم الفني.
راجع صلاحيات المستخدم، حساب المورد، حساب المخزون، العملة، سعر الصرف، وحالة الفاتورة. إذا كان الترحيل اليدوي مفعلًا فافتح إجراء الترحيل من القائمة المناسبة.
تأكد أن المادة مخزنية قبل الاستلام، وأن سند الاستلام مرحل، وأن المستودع صحيح. للمواد التجميعية راجع سياسة تكوين المادة وهل يتم تصنيعها أو تجميعها من مكوناتها.
استخدم ملف xlsx غير محمي، وتأكد من أن الصور مضمّنة داخل الصفوف أو أن الروابط تبدأ بـ https. في السيرفر تأكد من صلاحيات مجلد media وحجم الملف المسموح.
راجع مجموعة المستخدم وصلاحيات تطبيق المشتريات والمخزون والحسابات المرتبطة بالعملية. بعض الإجراءات تحتاج صلاحية اعتماد أو ترحيل وليست فقط صلاحية عرض.