دليل استخدام تطبيق المبيعات

1. قبل البدء

تأكد من اكتمال البيانات الأساسية حتى تعمل دورة البيع بدون توقف.

العملاء

أنشئ بطاقة العميل وحدد حد الائتمان، الهواتف، العنوان، وحساب العميل إن كان عميلاً آجلاً.

المواد والمستودعات

تأكد من الأسعار، الخصومات المسموحة، إمكانية الهدية، المتغيرات، والوحدات قبل البيع.

الخزن والعملات

حدد الخزنة الافتراضية والعملة الأساسية وسعر الصرف عند استخدام عملات غير العملة الأساسية.

قوانين الترحيل

راجع حسابات الإيرادات، الكلفة، المخزون، الهدايا، المردودات، وحسابات الوكالات قبل التشغيل.

2. فلو شارت دورة البيع

اختر المسار المناسب: بيع عادي، نقطة بيع، أو طلب خاص.

عميل / زبون نقدياختيار العميل أو زبون عام

عرض سعراختياري قبل البيع

أمر بيعأسعار، خصومات، هدايا، مستودعات

حجز وتجهيزتحقق من المتاح وحد الائتمان

فاتورةترحيل عند توفر الكلفة والكمية

قبض / تسليمسند قبض ومتابعة التسليم

الفاتورة والترحيل المالي يعتمدون على توفر المادة وكلفتها في مخزن البيع. التسليم قد يحدث لاحقاً ولا يمنع حفظ الفاتورة إذا كانت شروط الترحيل متحققة.

3. عروض الأسعار

تستخدم عندما تريد تقديم سعر للعميل قبل الاعتماد أو الحجز.

افتح قائمة العروض ثم اختر إنشاء عرض جديد.
اختر العميل والعملة، ثم أضف المواد والكميات والأسعار.
راجع الخصومات وتأكد أنها ضمن حدود بطاقة المادة أو صلاحيات المستخدم.
اطبع العرض أو أرسله للعميل، ثم حوله إلى أمر بيع عند الموافقة.

4. أوامر البيع والحجز

أمر البيع هو مركز العمل: تحديد العميل، المواد، المستودعات، الخصومات، الهدايا، والحجز.

طريقة العمل

اختر العميل أو أضف عميل جديد من زر الإضافة بجانب حقل العميل.
أضف المادة من السطور. إذا كانت موجودة مسبقاً ستظهر نافذة توضح رقم السطر والكمية الحالية؛ يمكنك جمع الكمية الجديدة مع السطر الموجود أو إضافتها كسطر مستقل، مثل سطر بيع وسطر هدية.
راجع قائمة المستودعات في السطر لمعرفة المتاح فقط لكل مستودع، ثم اختر مستودع الحجز.
حدد الخصم كنسبة أو مبلغ ضمن الحد المسموح في بطاقة المادة.
استخدم خيار الهدية فقط للمواد المسموح بها أو عند وجود صلاحية مناسبة.
احفظ، ثم احجز، ثم أنشئ الفاتورة عندما تكون الكمية والكلفة جاهزة.

قواعد مهمة

السعر: لا يفتح للتعديل إلا عند صلاحية صريحة أو عند سيناريو هدية مسموح.

الخصم: يمكن تحويله من نسبة إلى مبلغ أو العكس، لكن لا يتجاوز الحد الأصلي.

الحجز: إذا كان من مستودع آخر قد تنشأ مناقلة. تعديل الأمر بعد الحجز يتطلب إلغاء أو تحديث المناقلة قبل الفاتورة.

5. حد الائتمان وسند القبض

النظام يستخدم حد الائتمان في بطاقة العميل لمنع الحجز أو التسليم غير المضمون.

قبل الحجز

إذا حد الائتمان صفر، لا يتم الحجز إلا إذا كان العميل دائناً للشركة أو دفع مبلغاً مقدماً. إذا كان الحد أكبر من صفر يمكن الحجز ضمن السقف.

قبل التسليم

إذا حد الائتمان صفر، لا يتم التسليم إلا إذا كان رصيد العميل صفراً أو لصالح الشركة. إذا كان الحد أكبر من صفر يجب أن يغطي إجمالي الفاتورة أو المتبقي.

سند قبض من الأمر أو الفاتورة

اختر الخزنة أو الحساب البنكي، حدد المبلغ، ثم أنشئ السند. يظهر المدفوع والمتبقي في الطباعة والتقارير.

6. فواتير المبيعات والترحيل

الفاتورة تثبت البيع والقيود المالية والمخزنية عند تحقق الشروط.

متى ترحل الفاتورة؟

يجب أن تكون المواد متوفرة في مستودع البيع وأن تكون الكلفة معروفة. إذا ظهرت رسالة نقص كلفة، راجع حركة المخزون أو المناقلات حتى تصبح الكلفة متاحة.

العملات

إذا كانت عملة الفاتورة غير العملة الأساسية، يتم تثبيت القيود بالعملة الأساسية مضروبة في سعر الصرف، مع الاحتفاظ بمبالغ عملة الفاتورة للعرض والمتابعة.

فكرة القيود

بيع عادي: من ح/ العميل إلى ح/ إيراد المبيعات.

إخراج مخزني: من ح/ كلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون.

هدية بسعر البيع: من ح/ العميل ومن ح/ مصروف الهدايا إلى ح/ إيراد المبيعات، ثم قيد الكلفة للمخزون.

7. نقطة البيع للكاشير

شاشة لمس للبيع السريع مع صور المواد، الأقسام، الباركود، الدفع والطباعة.

اختر المستودع والخزنة والعملة في بداية الوردية.
استخدم البحث أو جهاز الباركود. عند قراءة الكود تضيف المادة مباشرة للسلة.
إذا كانت المادة تحتاج متغيراً، اختر المتغير قبل الإضافة.
حدد العميل إن كان آجلاً، أو اتركه زبون نقدي عام للبيع السريع.
أدخل مندوب التوصيل وعنوان التوصيل عند الحاجة.
اختر طريقة الدفع، المبلغ المدفوع، وحجم الطباعة 8CM أو A5 أو A4.

طلبات المتجر والكول سنتر

عند وصول طلب من المتجر أو الكول سنتر، يتم توجيهه للفرع المناسب ويظهر ضمن الفواتير/طلبات البيع حسب آلية الربط. يتم التعامل معه كطلب له مصدر واضح ومرجع، ثم تجهيز المواد وقبض المبلغ أو تسجيله آجلاً حسب العميل.

8. الطلبات الخاصة والعقود

تستخدم عندما يطلب الزبون مواد بمواصفات خاصة غير متوفرة حالياً.

أنشئ عقداً جديداً وحدد العميل والمواد المطلوبة والمواصفات والكمية والسعر المتوقع.
حدد موعد التجهيز والمبلغ المقدم وملاحظات كل حالة.
خذ توقيع العميل إلكترونياً، ويمكن استخدام لوحة توقيع خارجية مدعومة من المتصفح كجهاز إدخال.
اطبع العقد الاحترافي واحتفظ بنسخة للعميل والشركة.
تابع الحالات: قيد التصنيع، في الطريق، جاهز، ثم حول العقد إلى أمر بيع أو فاتورة عند وصول المواد.

9. التسليم والمناقلات

التسليم يتابع خروج البضاعة للعميل، وقد يحدث بعد الفاتورة حسب طبيعة العمل.

لا تربط التسليم بحفظ الفاتورة إلا إذا كانت سياسة الشركة تتطلب ذلك. الفاتورة تعتمد على توفر الكمية والكلفة في مستودع البيع، أما التسليم فهو متابعة تشغيلية لاحقة.

حجز من مستودع البيع

يتم تجهيز المادة مباشرة من نفس المستودع.

حجز من مستودع آخر

تنشأ أو تحدث مناقلة داخلية حتى تصل المادة لمستودع البيع.

تعديل بعد الحجز

إذا لم ترسل المناقلة، يمكن إلغاؤها أو تعديلها ثم إعادة الحجز حسب السطور الجديدة.

10. مردودات المبيعات

تستخدم لإرجاع مواد من فاتورة مبيعات ومعالجة الأثر المالي والمخزني.

افتح الفاتورة الأصلية أو قائمة المردود.
حدد المواد والكميات المرتجعة وسبب الإرجاع.
راجع المستودع الذي ستعود إليه المواد وحالة المادة.
رحل المردود ليعكس أثر الإيراد والكلفة والمخزون حسب قانون الترحيل.

11. الطباعة وتصميم القوالب

يمكن للمستخدم النهائي تصميم قوالب أوامر البيع، الفواتير، وإيصالات نقطة البيع.

افتح تصميم الطباعة من شاشة المبيعات أو نقطة البيع.
اختر نوع المستند: أمر بيع، فاتورة، أو إيصال نقطة بيع.
فعّل أو أخف الأقسام: رأس المستند، بيانات العميل، السطور، الإجماليات، التواقيع.
رتب الأعمدة، غيّر العناوين، عدل الألوان، الخط، الشعار، وحجم الورق.
أضف QR أو Barcode من إعدادات الرمز.
احفظ قالباً افتراضياً أو عدة قوالب حسب الفروع والاستخدام.

مقاسات نقطة البيع

8CM مناسب للطابعة الحرارية، A5 للمبيعات المختصرة، و A4 للعقود أو الفواتير المفصلة.

12. التقارير والتحليلات

استخدم التقارير لمتابعة الأداء، صافي المبيعات، الأرباح، نقطة البيع، والمردودات.

لوحة الأرباحإيرادات، كلف، وصافي ربح. صافي المبيعاتمبيعات ناقص مردودات وخصومات. التقرير التفصيليتحليل حسب المادة، العميل، الفرع، التاريخ. تقارير نقطة البيعمبيعات الكاشيرات والوردية والإيصالات. تقرير المردوداتمراقبة أسباب وقيم الإرجاع. متابعة العملياتأوامر، حجوزات، فواتير وتسليم.

13. حل المشاكل الشائعة

أكثر الرسائل التي قد تظهر للمستخدم وما الذي تعنيه.

ظهرت رسالة Missing cost عند ترحيل الفاتورة

يعني أن كلفة المادة غير معروفة في المستودع. راجع الإدخالات أو المناقلات أو توفر الكمية قبل الترحيل.

لا أستطيع حجز أمر البيع

راجع حد ائتمان العميل، المبلغ المدفوع، توفر المواد، ومستودع الحجز في السطور.

الخصم لا يقبل قيمة أكبر

قيمة الخصم مقيدة ببطاقة المادة أو صلاحية المستخدم. يمكن تحويل النسبة إلى مبلغ لكن لا يمكن تجاوز الحد الأصلي.

مادة في نقطة البيع تطلب متغيراً

المادة معرفة بمتغيرات مثل لون أو مقاس. اختر المتغير الصحيح قبل الإضافة للسلة.

الطباعة لا تناسب الورق

افتح تصميم الطباعة واختر حجم الورق الصحيح، ثم عدل الأعمدة والهوامش واحفظ القالب الافتراضي.