1. الإعداد
حدد نوع النشاط، قواعد الحسابات، المستودع، العملة، الصلاحيات وقوالب الطباعة.
دليل الاستخدام الذكي
تعلّم تطبيق الخدمات من داخل النظام
هذه الشاشة تشرح دورة العمل كاملة: من بناء دليل الخدمات، إلى الحجز، أمر الخدمة، المواد، الفنيين، التوقيع، الفاتورة، القيد المحاسبي، الضمان والتقييم. الهدف أن يستطيع المستخدم تشغيل التطبيق بثقة دون تدريب طويل.
الفلو جارت الرئيسي
دورة حياة الخدمة من البداية إلى الإغلاق
2. دليل الخدمات
أنشئ التصنيفات والخدمات، الأسعار، مدة التنفيذ، الضمان ووصفة المواد الاختيارية.
3. الحجز
اختر العميل والخدمة والوقت، ثم اربط الموعد بمحرك الجدولة والطاقة المتاحة.
4. أمر الخدمة
اجمع الخدمة، العميل، الأصل، الفني، الأسعار، الخصم، الملاحظات والمواد في ملف واحد.
5. المواد والتنفيذ
احجز المواد من المخزن، ثم اصرفها عند بدء التنفيذ، وسجل الصور والملاحظات.
6. الفاتورة والقيد
بعد الإنجاز أنشئ فاتورة خدمة خاصة، ثم يثبت النظام قيد العميل والإيراد والخصم والكلفة والمخزون.
7. التسليم والتقييم
أرسل رابط الاستلام، اجمع توقيع العميل، أنشئ الضمان واطلب التقييم من مركز التقييمات.
قبل أول استخدام
- اختر نوع نشاط الخدمات من الإعدادات حتى تتغير الطباعة والسلوك حسب نشاطك.
- حدد حساب الإيراد والخصم والكلفة وسياسة ترحيل القيد.
- تأكد أن العملاء لديهم حسابات في دليل الأطراف.
- تأكد أن المستودعات لديها حساب مخزون وحساب كلفة.
فلسفة النظام
الخدمة ليست مادة فقط ولا فاتورة فقط؛ هي رحلة كاملة: موعد، تنفيذ، مواد، فني، كلفة، ربح، توقيع، ضمان وتقييم. لذلك كل شاشة تخدم مرحلة محددة من الرحلة.
قاعدة ذهبية
يمكن تعديل الأسعار والمواد قبل إصدار فاتورة الخدمة. بعد إنشاء الفاتورة وتثبيت القيد تصبح البيانات المالية مقفلة لحماية الحسابات والمخزون.
سيناريوهات العمل
كيف أتصرف في الحالات اليومية؟
عميل يريد خدمة مع مواد غير محددة مسبقاً
أنشئ أمر الخدمة بالخدمة الأساسية فقط، ثم من شاشة الأمر استخدم حجز المواد لإضافة الزيت أو الفلتر أو أي مادة ظهرت أثناء الفحص. تبقى الإضافة مسموحة إلى حين إصدار الفاتورة.
المواد غير متوفرة في المخزن
ينتقل الأمر إلى انتظار المواد أو يظهر تنبيه نقص. يمكن إنشاء طلب شراء أو تغيير المستودع حسب الصلاحيات، ثم العودة للتنفيذ بعد توفر المواد.
الخدمة تحتاج توقيع العميل
بعد اكتمال العمل أرسل رابط الاستلام للعميل. يراجع العميل الخدمة من الهاتف ويوقع إلكترونياً، ثم يمكن تسليم الأمر وإغلاق الفاتورة.
شركة لديها عقد صيانة
أنشئ عقد خدمة، اربط الأصول والخدمات المغطاة، ثم فعّل زيارات الصيانة أو جدول الفوترة حسب الاتفاق.
الأدوار
ماذا يرى كل مستخدم؟
- الاستقبال: ينشئ الحجز وأمر الخدمة ويطبع عقد الاستلام.
- المشرف: يوزع الفنيين، يراجع المواد، يتابع الفلو جارت ويعتمد الإنجاز.
- الفني: يبدأ العمل، يرفع الصور، يوقف/يستكمل المهمة، ويكمل أمر العمل.
- المحاسب: ينشئ فاتورة الخدمة، يراجع القيد ويتابع الإيراد والكلفة.
- العميل: يستلم رابطاً للموافقة أو التوقيع أو التقييم دون الدخول للنظام الداخلي.
نصيحة تشغيلية
اجعل المستخدم يبدأ دائماً من الفلو: إذا كانت المرحلة الحالية محجوزة فالإجراء التالي هو بدء التنفيذ أو انتظار المواد؛ وإذا كانت مكتملة فالإجراء التالي هو الفاتورة أو رابط الاستلام.
مرجع الشاشات
ماذا تفعل كل شاشة؟
دليل الخدمات
تعريف التصنيفات والخدمات والأسعار والمدة والضمان ووصفة المواد.
الأصول والمركبات
ملف كل سيارة أو جهاز أو موقع، وفيه تاريخ الخدمات والملاحظات.
أوامر الخدمات
الشاشة المركزية لإدارة العميل والخدمة والفني والمواد والفاتورة والتسليم.
أوامر العمل
تفاصيل تنفيذ الفنيين والوقت والصور وقوائم الفحص.
العقود والصيانة
إدارة الشركات، الزيارات الدورية، الضمان، والتذكيرات المستقبلية.
التقارير
مراقبة الإيراد والكلفة والربح والفنيين وأداء الخدمات.